Trato de mantener el inbox del email vacío todo el tiempo. Muevo (o simplemente elimino) de la bandeja de entrada todos los correos que me llegan y que ya he atendido. En la mayoría de los casos, eso significa simplemente que he leído el mensaje.
Sin embargo, si en un correo me piden hacer alguna acción específica que no puedo realizar inmediatamente, lo dejo en la bandeja hasta haber completado la tarea. Así que se queda ahí como piedra en el zapato. Una piedrecilla muy molesta, si me preguntas.
No veo el caso de agregar la tarea en cuestión a una lista de pendientes externa. Si está en la bandeja, entonces aún no la he terminado. Por supuesto, si la tarea se debe dividir en muchas sub-tareas, entonces escribo una lista de pendientes para todo el proyecto. Pero no quito el mensaje original de la bandeja hasta que haya completado todas las tareas relacionadas.
Me encanta ver mi bandeja vacía. La sensación de tranquilidad que me produce el no tener ningún pendiente ahí es un buen incentivo para avanzar con las tareas hasta terminarlas.